Changer d’ERP ne se résume pas à déployer un nouvel outil. Un véritable défi se joue dans la migration des données. Mal préparée, elle peut fragiliser tout le projet. Bien anticipée, elle devient un levier de confiance et de performance.
La migration de données vers un nouveau logiciel de gestion ressemble parfois à un jeu des 7 différences.
Sauf qu’ici, chaque différence se paie comptant :
- du temps perdu,
- de l’énergie gaspillée,
- et une bonne dose de frustration pour les équipes.
Fiches clients incomplètes, articles en doublon, historiques manquants… Même avec un ERP parfaitement paramétré et des processus bien définis, une reprise de données mal maîtrisée peut transformer les phases de test et le Go Live en parcours du combattant.
Et c’est souvent là que les dirigeants, responsables de départements ou directeurs informatiques se posent la même question : « Comment sécuriser la migration ERP pour éviter ces erreurs ? »
Cet article vous propose une vision claire, concrète et pragmatique de la migration de données dans un nouvel ERP.
Pourquoi la migration de données est un enjeu critique ?
La migration de données est souvent perçue comme un sujet technique, réservé aux équipes IT. En réalité, elle touche directement le cœur du fonctionnement de l’entreprise. Derrière chaque donnée se cache un usage métier, une décision, une action opérationnelle.
Lorsqu’un projet ERP démarre, beaucoup d’efforts sont naturellement concentrés sur le choix de la solution, le paramétrage et la définition des processus cibles. Pourtant, sans données fiables, même le meilleur ERP ne peut tenir ses promesses. La migration ERP conditionne la qualité des tests, la pertinence des formations et, surtout, la confiance des utilisateurs au moment du démarrage.
La donnée : le carburant de votre ERP
Un ERP, aussi puissant soit-il, reste un outil vide sans données fiables. Clients, fournisseurs, articles, nomenclatures, comptabilité, historiques… ce sont ces informations qui permettent à vos équipes de travailler efficacement au quotidien.
Lors d’une migration vers un nouvel ERP, la question n’est donc pas uniquement « Est-ce que les données sont là ? » mais surtout si elles sont adaptées aux usages futurs. Une donnée approximative ou mal structurée peut ralentir les opérations, générer des erreurs et obliger les équipes à contourner l’outil.
Les questions clés à se poser sont alors :
- sont-elles complètes ?
- sont-elles cohérentes ?
- sont-elles réellement exploitables par les métiers ?
Les risques d’une reprise de données sous-estimée
Sous-estimer la reprise de données, c’est prendre le risque de découvrir les problèmes au pire moment : pendant les tests ou juste avant le Go Live. Les équipes passent alors plus de temps à corriger qu’à valider, et les tests perdent tout leur sens.
Dans de nombreux projets, la reprise de données est abordée trop tard, comme une simple étape technique juste avant le démarrage. Résultat :
- des anomalies découvertes au dernier moment
- des tests peu fiables
- une perte de confiance des utilisateurs
Et parfois, des décisions lourdes de conséquences : retarder le Go Live, revenir temporairement à l’ancien système ou multiplier les corrections manuelles après le démarrage.
« La migration de données, c’est la dernière ligne droite »
Voici probablement une idée préconçue très fréquente. En réalité, la migration de données ERP est un chantier à part entière, qui doit démarrer très tôt dans le projet. Elle nécessite :
- des arbitrages métiers,
- des choix sur le périmètre de données,
- et une vraie gouvernance.
Reporter ces décisions, c’est accepter de les prendre dans l’urgence.
« Tout migrer, c’est plus simple »
Autre idée reçue : migrer toutes les données pour être tranquille.
Dans les faits, c’est souvent l’inverse. Migrer des données obsolètes, non utilisées ou erronées alourdit le projet et augmente les risques. Une bonne migration ERP commence par une question simple : quelles données sont réellement utiles demain ?
Les grandes étapes d’une migration de données réussie
Une migration de données ERP réussie ne repose pas sur un seul outil ou une recette miracle. Elle s’appuie sur une démarche structurée, progressive et collaborative. Chaque étape prépare la suivante et contribue à sécuriser l’ensemble du projet.
1. Définir le périmètre de reprise de données
Avant toute extraction, il est essentiel de prendre le temps de cadrer le périmètre. Cette réflexion permet d’éviter deux écueils fréquents : migrer trop de données inutiles ou, au contraire, oublier des informations critiques.
Définir le périmètre consiste à arbitrer sur :
- quelles données migrer (clients actifs, articles vendus, fournisseurs stratégiques…),
- sur quelle période (historique complet ou partiel),
- avec quel niveau de détail.
Ce travail doit être mené avec les métiers, pas uniquement par l’IT. Ce sont eux qui savent quelles données sont réellement utilisées et lesquelles peuvent être abandonnées sans risque.
2. Nettoyer et fiabiliser les données en amont
Un projet de changement d’ERP agit souvent comme un révélateur de la qualité des données existantes. Ce qui semblait acceptable dans l’ancien système devient visible et parfois bloquant dans le nouveau.
Nettoyer les données avant la migration permet non seulement de limiter les anomalies techniques, mais aussi d’améliorer la qualité globale du système d’information. C’est souvent à ce moment que l’on découvre des règles de gestion implicites, connues de quelques personnes seulement.
Concrètement, ce travail de fiabilisation permet de traiter :
- les doublons accumulés au fil des années,
- les champs jamais renseignés,
- les incohérences de formats ou de référentiels.
C’est un investissement qui porte ses fruits bien au-delà du projet ERP.
3. Construire les règles de transformation
Entre l’ancien système et le nouvel ERP, les modèles de données diffèrent presque toujours. Les champs ne portent pas le même nom, les structures évoluent, certaines informations doivent être recalculées.
Il est donc indispensable de formaliser les règles de transformation : comment une donnée source devient une donnée cible. Cette étape demande rigueur et documentation pour éviter les interprétations différentes selon les interlocuteurs.
Elle consiste notamment à définir :
- les correspondances de champs,
- les règles de conversion,
- les cas particuliers ou exceptions.
L’importance des migrations tests dans un projet ERP
Les migrations tests sont souvent perçues comme une contrainte supplémentaire dans un planning déjà chargé. En réalité, elles constituent l’un des meilleurs leviers pour sécuriser la migration ERP et réduire le stress en fin de projet.
Tester tôt, tester souvent
Lancer des migrations tests le plus tôt possible permet de sortir d’une approche théorique. Les données réelles mettent rapidement en lumière les écarts entre ce qui a été imaginé et la réalité du terrain.
Ces itérations successives permettent de :
- identifier les anomalies récurrentes,
- ajuster progressivement les règles de reprise,
- fiabiliser les données avant les tests fonctionnels.
Plus ces migrations tests sont réalisées tôt, plus le projet gagne en sérénité à l’approche du Go Live.
Faire valider les données par les utilisateurs
Un point clé, souvent négligé, est la validation par ceux qui utiliseront les données au quotidien. Une donnée techniquement correcte peut être inutilisable d’un point de vue métier.
Impliquer les utilisateurs dans la validation permet de répondre à des questions très concrètes :
- « Cette information est-elle exploitable dans mon quotidien ? »
- « Est-ce que ce champ est alimenté comme attendu ? »
Cette implication renforce l’adhésion au nouvel ERP et transforme la migration de données en un vrai sujet collectif.
Privilégier la simplicité dans vos outils
Inutile de multiplier les fichiers complexes. Utiliser des tableaux simples et clairs permetttant de :
- repérer les champs vides,
- identifier les doublons,
- suivre les taux d’erreur
Ils sont souvent bien plus efficaces que des outils trop sophistiqués.
Mettre en place une gouvernance claire
Qui valide quoi ? À quel moment ?
Définir des rôles clairs (métier, IT, intégrateur) évite les zones grises et accélère les décisions.
Un impact fort sur la conduite du changement
La qualité de la reprise de données influence directement :
- l’acceptation du nouvel ERP,
- la confiance des utilisateurs,
- la performance post-Go Live.
Un logiciel de gestion bien adopté commence par des données fiables. C’est souvent ce détail qui fait la différence entre un projet subi et un projet réussi.
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