Dans le process d’implémentation d’un nouvel ERP, il existe un élément fondamental, souvent sous-estimé, qui conditionne la réussite du projet : le Plan Qualité Projet (PQP).
Lorsqu’une entreprise décide de mettre en place un ERP, l’attention se porte souvent sur le choix du logiciel, le budget ou le calendrier. Pourtant, pour assurer la réussite du projet, nous recommandons de passer par la réalisation d’un Plan Qualité Projet (PQP).
Le PQP est ce document qui définit la manière dont le projet sera piloté et exécuté. Il est un outil indispensable pour sécuriser un projet ERP, réduire les risques et assurer l’adhésion des équipes.
Beaucoup de projets ERP commencent sans PQP, pensant qu’il est possible de tout gérer “à la volée”. Dans la pratique, cela entraîne souvent des malentendus, des dérives de périmètre et des retards. Le PQP permet de poser un cadre clair dès le départ et d’anticiper les difficultés.
Qu’est-ce qu’un PQP ?
Le Plan Qualité Projet n’est pas un simple document administratif. En effet, il formalise la façon dont le projet sera conduit. Il précise notamment :
- Les rôles et responsabilités de chaque partie prenante, côté client et côté intégrateur.
- Les processus de validation et de suivi des livrables.
- La gestion des risques et des imprévus.
- Les règles de communication et les canaux à utiliser.
- Les critères de qualité attendus à chaque étape.
Autrement dit, le PQP sert de mode d’emploi du projet ERP, permettant à toutes les parties de savoir exactement comment le projet va avancer et ce qui est attendu d’elles.
Pourquoi un PQP est indispensable dans un projet ERP ?
Un projet ERP ne se limite pas à l’installation d’un logiciel. Il s’agit d’une transformation globale de l’entreprise qui touche la finance, la production, la logistique, les ventes et les ressources humaines. Sans un cadre précis, la gestion du projet peut rapidement devenir chaotique. Le PQP permet d’apporter clarté et discipline sur plusieurs aspects essentiels.
Clarifier les responsabilités
Le PQP définit qui valide les spécifications, qui prend les décisions en cas de désaccord et qui assure le pilotage côté client. Cela évite les confusions classiques comme “je pensais que vous décidiez” ou “je croyais que c’était votre rôle de valider”.
Éviter les dérives de périmètre
Dans un projet ERP, de nouvelles idées ou besoins apparaissent régulièrement. Le PQP définit comment ces demandes seront traitées, qui décide de leur intégration, et quel impact elles peuvent avoir sur le planning et le budget. Cela permet de limiter les frustrations et d’éviter les surprises en cours de projet.
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Sécuriser la qualité
Un ERP mal testé peut avoir des conséquences majeures sur le fonctionnement de l’entreprise. Le PQP formalise les phases de tests, les critères d’acceptation et les livraisons intermédiaires, garantissant que les problèmes sont identifiés avant la mise en production.
Améliorer la communication à toutes les phases du projet ERP
Les échecs de projet sont rarement dus à des raisons techniques, mais plutôt à des problèmes de communication. Le PQP définit les réunions de suivi, les comptes-rendus, les indicateurs et les canaux de communication, ce qui permet à toutes les parties prenantes de rester informées et impliquées.
Gérer les risques dès le départ
Le PQP identifie les risques principaux du projet – disponibilité des équipes, migration des données, résistance au changement – et prévoit des plans d’action pour les anticiper et les traiter.
Ce que le PQP apporte concrètement à votre projet ERP
Dans les projets où un PQP est mis en place dès le début, les bénéfices sont tangibles : meilleure coordination entre les équipes, respect du planning, implication plus forte des utilisateurs et adoption facilitée du nouvel ERP. Le PQP permet de transformer ce qui pourrait être une source de stress en un projet structuré et maîtrisé.
Le PQP n’a pas besoin d’être un document volumineux. Une dizaine de pages claires et partagées par toutes les parties suffisent pour poser les bases et servir de référence tout au long du projet. Il s’inscrit dans les bonnes pratiques de gestion de projet et peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Quand créer un PQP ?
L’entreprise et le prestataire élaborent le PQP dès la phase de cadrage du projet, avant même de commencer la conception. Il s’agit d’un document vivant qui sera mis à jour au fur et à mesure de l’avancement du projet, mais sa première version doit servir de guide initial pour toutes les parties prenantes.
Conclusion : votre projet sécurisé grâce au Plan Qualité Projet
Mettre en place un ERP n’est pas seulement une question de logiciel, c’est un projet structurant pour l’entreprise. Le PQP permet de sécuriser le projet, d’aligner les équipes, de maîtriser les risques et d’améliorer la qualité des livrables. Les entreprises qui démarrent leur projet ERP avec un PQP augmentent considérablement leurs chances de réussite et transforment une opération potentiellement complexe en une expérience maîtrisée et productive.
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